การเข้าใช้งานระบบ D-Join
1. เข้า Link https://djoin.pttdigital.com
2. กดปุ่ม "เข้าสู่ระบบ"
3. เลือก "บริษัท" ที่ใช้งาน
4. กรอก Username ที่ใช้งาน
* สำหรับพนักงาน PTT Group บริษัทที่ใช้ AD สามารถใช้ Username Domain\Account เช่น pttdigital\paralee.l หรือ Email Address เช่น paralee.l@pttdigital.com ในการเข้าระบบ
** สำหรับ External User สามารถใช้ Username และ Password เดิมเข้าระบบได้
5. กรอก Password
การสร้าง User
ระบบ D-Join แบ่งกลุ่มผู้ใช้งานเป็น 3 ระดับดังนี้
Super Admin | ผู้ใช้งานกลุ่ม IT Admin สามารถสร้าง/แก้ไข Meeting Group และจัดการรายชื่อ Admin และกำหนด Admin ประจำ Meeting Group ได้ |
Admin | ผู้ใช้งานกลุ่ม Admin , Secretary , เลขา สามารถสร้าง/แก้ไข/จัดการการประชุม (Meeting) ได้ และจัดการรายชื่อ User ได้ |
User | ผู้ใช้งานทั่วไป เช่น ผู้เข้าร่วมประชุมหรือผู้บริหาร สามารถเข้าดูการประชุมได้ ตามสิทธิที่ Admin กำหนด |
1. ผู้ใช้งานระดับ Admin หรือ Super Admin สามารถสร้าง User ได้โดยเข้าที่เมนู Backoffice > User Management > User
2. กดปุ่ม New Data
3. เลือก User Type
Internal User (From Active Directory) หมายถึง User ภายในองค์กร เป็นพนักงานมีข้อมูล Account เช่น รหัสพนักงาน Email Username Password ขององค์กรอยู่แล้ว
External User (Local User in D-Join) หมายถึง User ภายนอกองค์กร ไม่มีรหัสพนักงาน ไม่มี Account ขององค์กร
*กรณีนี้จะต้องสร้างรหัสผ่านตั้งต้นให้ในครั้งแรก
**External User จะสามารถเปลี่ยน Password ได้เอง
กรณีที่เลือก Internal User
1. กดปุ่ม "Select User" เพื่อทำการค้นหาข้อมูลพนักงานในองค์กร
**PTT Group สามารถเลือกข้ามองค์กรได้
2. ระบบจะแสดงหน้าจอสำหรับ Search ชื่อพนักงานในองค์กร สามารถเลือกเปลี่ยน Domain , Search Type และพิมพ์ Keyword ที่ต้องการค้นหาได้
** กรณีที่ต้องการเพิ่ม Domain ข้ามองค์กร กรุณาติดต่อ servicedesk@pttdigital.com แจ้งข้อมูลองค์กรที่ใช้งานอยู่ปัจจุบัน และ Domain ขององค์กรที่ต้องการเพิ่ม และเหตุผลในการขอเพิ่ม
เช่น ใช้งานระบบ D-Join ของ PTT ต้องการเพิ่ม Domain PTTOR เพื่อดึงข้อมูลผู้บริหารของ PTTOR เข้าในการประชุมของ PTT
3. คลิกที่ชื่อพนักงานที่ต้องการ ระบบจะดึงข้อมูลพนักงานจาก Active Directory มาแสดง
กรณีที่เลือก External User
4. ระบบจะแสดงหน้าจอสำหรับกรอกข้อมูล Username และ Password
5. กรอกข้อมูลเพิ่มเติมที่จำเป็น และกดปุ่ม Save
การสร้าง Group User
ผู้ใช้งานสามารถสร้าง Group User ไว้สำหรับการ Add เข้า Meeting ได้ ดังนี้
1. เข้าเมนู User Management > Group
2. กดปุ่ม New Data
3. กรอกชื่อ Group User ที่ต้องการ
4. เลือกชื่อ User เข้า Group โดยกดปุ่มจากชื่อที่ต้องการจากกล่องรายชื่อด้านซ้าย ไปยังด้านขวา
หรือ Search ชื่อที่ต้องการในช่อง Keyword และกดปุ่ม Search
5. กรณีที่ต้องการแก้ไข รายชื่อใน Group กดปุ่มหน้าชื่อ Group เลือก Edit
6. กรณีที่ต้องการลบ Group ออกกดปุ่ม Delete
การสร้าง Meeting
1. เข้าเมนู Meeting
2. สร้างการประชุมใหม่กด Create Meeting
3. กรณีทีต้องการ Duplicate จากการประชุมเก่าสามารถกดที่ปุ่มหน้าการประชุมและเลือก Duplicate
4. ด้านบนแสดง Tab สำหรับจัดการ Meeting ในหัวข้อต่างๆ
4.1. Tab General Information สำหรับกรอกชื่อการประชุม , วันที่-เวลา , สถานที่ , Conference Link
ปรับ ON/OFF "Require JOIN/NOT JOIN" กรณีที่ต้องการให้ผู้เข้าร่วมประชุมตอบรับการเข้าร่วมประชุมในระบบ D-Join
ปรับ ON/OFF "Auto End Time" กรณีที่ต้องการให้ระบบคำนวณเวลาจบการประชุม จากเวลาของแต่ละวาระ
ปรับ ON/OFF "Publish" กรณีที่ต้องการให้แสดง/ซ่อนการประชุมที่หน้า Frontend
4.2. Tab Meeting Attendee สำหรับจัดการรายชื่อผู้เข้าร่วมการประชุม
เลือก Add ผู้เข้าร่วมประชุมแบบ Group ได้ โดย Search ชื่อ Group ที่ต้องการ และกดปุ่ม Add ระบบจะดึงรายชื่อทุกคนที่อยู่ใน Group เข้ามาในการประชุม หรือเลือก Add ผู้เข้าร่วมประชุมแบบรายคนได้ โดย Search ชื่อบุคคลที่ต้องการ และกดปุ่ม Add
ปรับสถานะ Chairman / Secretary ของการประชุม ณ ชื่อที่ต้องการ
4.3. Tab Meeting Agenda สำหรับจัดการวาระการประชุม
4.3.1. ปุ่ม New Agenda สำหรับสร้างวาระใหม่
4.3.2. ปุ่มหน้าวาระแสดง Function ต่างๆ สำหรับจัดการวาระ เช่น
Add Sub Agenda : เพื่อ Add วาระย่อยเพิ่มภายใต้วาระที่ต้องการ
Edit : สำหรับแก้ไขข้อมูล Agenda
Move Up : สำหรับเลื่อนลำดับวาระขึ้น
Move Down : สำหรับเลื่อนลำดับวาระลง
Delete : สำหรับลบวาระ
4.3.3. กรอกข้อมูลวาระ โดยแบบฟอร์มแบ่งการทำงานเป็นดังนี้
ปรับ ON/OFF "Custom Number" กรณีต้องการใส่เลข Number ของวาระเอง ไม่ต้องการให้ระบบ Generate ให้
ปรับ ON/OFF "Vote Required" กรณีที่เป็นวาระพิจารณาอนุมัติต้องการให้ผู้เข้าร่วมประชุม Vote
ปรับ ON/OFF "Vote Open" เมื่อต้องการ เปิด/ปิด Vote
4.3.4. เลือก Presenter ของวาระจากรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมและกดปุ่ม Add
4.3.5. เลือก Exclude Attendee ของวาระหากไม่ต้องการให้ผู้เข้าร่วมท่านใด เห็นรายละเอียดของวาระนี้ และกดปุ่ม Add
4.3.6. Presenter Document เลือกไฟล์แนบของ Presenter และกดปุ่ม Add
4.3.7. Attachment เลือกไฟล์แนบของวาระและกดปุ่ม Add
4.3.8. Attachment สามารถปรับ Permission ของไฟล์ได้ว่าต้องการให้ผู้เข้าร่วมชุมท่านไหน เห็นหรือไม่เห็นไฟล์นี้
4.3.9. Replace ใช้สำหรับการ Upload ไฟล์ใหม่ทับไฟล์เดิม โดยคง Permission ไว้
*ข้อควรระวัง กรณีที่การประชุม Publish ออกไปแล้ว การใช้ Replace ควรใช้กับไฟล์ที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในไฟล์ (Content) เพียงเล็กน้อย ป้องกันกรณีที่มีผู้เข้าร่วมประชุมหรือผู้บริหารเปิดไฟล์แนบแล้วทำการ Note เอกสารเรียบร้อยแล้ว เนื่องจากอาจทำให้ข้อความที่ผู้เข้าร่วมประชุม Note ไว้เคลื่อนจากหน้าเดิมได้
4.3.10. Move Up สำหรับเลื่อนลำดับการแสดงไฟล์ขึ้น
4.3.11. Move Down สำหรับเลื่อนลำดับการแสดงไฟล์ลง
4.3.12. Delete สำหรับลบไฟล์
4.4. Tab Invitation สำหรับส่ง Email เชิญประชุม
กดปุ่ม New Invitation Send
4.4.1. เลือก Invitation Method : Request กรณีที่ต้องการเชิญประชุม หรือ Cancel กรณีที่ต้องการแจ้งยกเลิกการประชุม
4.4.2. เลือกชื่อผู้ที่ต้องการส่ง Email แจ้งและกดปุ่ม Send Invitation
4.5. Tab Follow Up สำหรับติดตามงานหลังจากจบประชุม
กดปุ่ม New Follow Up
4.5.1. กรอกข้อมูลการ Follow Up เลือก Status , ระยะเวลาการติดตาม , Title ชื่อเรื่องการติดตาม , Content เนื้อหาการติดตาม
4.5.2. กรอก Email Sender ผู้ส่งแจ้ง Follow Up
4.5.3. เลือก Assignee ผู้ที่ต้องได้รับการ Assign ให้ดำเนินการเรื่องที่ติดตาม และกดปุ่ม Add
4.5.4. Attachment เลือกไฟล์แนบ (ถ้ามี) และกดปุ่ม Add
4.5.5. กดปุ่ม Save
4.6. Tab Vote Result สำหรับดูผลการ Vote วาระ
ระบบแสดงผลการ Vote แยกตาม Agree , Disagree , No Vote
ผู้ใช้งานสามารถกดปุ่ม Excel Export เพื่อทำการ Export ข้อมูลออกไปในรูปแบบไฟล์ Excel
4.7. Tab Join Result สำหรับดูผลการตอบรับเข้าร่วมประชุม
กรณีที่ตั้งค่าการประชุมให้ Required Join/Not Join ที่ Tab General Information ผู้เข้าร่วมประชุมจะสามารถกดปุ่ม Join/Not Join ได้ที่หน้า Web หรือ Application D-Join
Admin จะสามารถดูผลการตอบรับได้ที่ Tab นี้ และสามารถกดปุ่ม Excel Export เพื่อทำการ Export ข้อมูลออกไปในรูปแบบไฟล์ Excel
4.8. Tab Minute of Meeting สำหรับ Upload Minute of Meeting
การ Upload Minute of Meeting แนะนำให้ Upload ไฟล์ในรูปแบบ PDF เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมสะดวกในการเปิดไฟล์จากอุปกรณ์ต่างๆ
4.8.1. Browse ไฟล์และกดปุ่ม Save
4.8.2. กรณีที่ต้องการให้ผู้เข้าร่วมประชุม Approve Minute of Meeting สามารถเลือก Target Date เพื่อกำหนดวันที่สิ้นสุดการ Approve และกดปุุ่ม Send Minute Confirm
4.8.3. เลือกชื่อผู้ที่ต้องการส่ง Minute ให้ Confirm และกดปุ่ม Send Email
4.5. Tab File Open สำหรับดู Log การเปิด File
ผู้ใช้งานสามารถดู Log การเปิดไฟล์ต่างๆ ได้ที่เมนู File Open และสามารถค้นหาชื่อไฟล์ได้จาก Keyword หรือค้นหาช่วงวันที่ที่มีการเปิดไฟล์ ระบบจะแสดงชื่อผู้เข้าร่วมประชุมที่ได้ทำการเปิดไฟล์นั้นๆ
การค้นหา Meeting
ผู้ใช้งานสามารถค้นหาการประชุมได้ที่เมนู Meeting พิมพ์ Keyword ชื่อการประชุมที่ต้องการลงในช่องด้านบนและกด Enter
กรณีที่ต้องการ Search ตาม Meeting Group หรือกรองช่วงเวลาการประชุม สามารถกดที่ Advance Search กรอก Condition สำหรับการค้นหาตามที่ต้องการและกดปุ่ม Search
การสร้าง Meeting Group
** สำหรับผู้ใช้งาน Super Admin เท่านั้น
1. เข้าเมนู Meeting Group
2. กดปุ่ม New Data
3. กรณีที่ต้องการแก้ไข Meeting Group กดปุ่มหน้าชื่อ Meeting Group เลือก Edit
4. กรณีที่ต้องการลบ Meeting Group ออกกดปุ่ม Delete
5. ตั้งชื่อ Meeting Group เลือกสี โดยสีที่เลือกจะแสดงที่หน้า Frontend Calendar กรณีมีการประชุมเกิดขึ้นใน Meeting Group
6. เลือกชื่อ Admin สำหรับ Meeting Group โดยกดปุ่มจากชื่อ Admin ที่ต้องการจากกล่องรายชื่อด้านซ้าย ไปยังด้านขวา
หรือ Search ชื่อ Admin ที่ต้องการในช่อง Keyword และกดปุ่ม Search
7. ปรับ Status ของ Meeting เป็น Active หรือกรณีที่ไม่ต้องการใช้งาน Meeting Group นี้อีกต่อไป สามารถปรับ Status ให้เป็น Inactive
การ Download Application iOS
** สำหรับผู้เข้าร่วมประชุมหรือผู้บริหารในการดู Frontend เท่านั้น
ผู้เข้าร่วมประชุมหรือผู้บริหารสามารถ Download Application สำหรับอุปกรณ์ iPAD หรือ iPHONE ได้โดยขั้นตอนดังนี้
1. เข้า Link https://djoin.pttdigital.com
2. กดปุ่ม "เข้าสู่ระบบ"
3. กดปุ่ม Download D-Join for iOS
4. สำหรับการเปิดผ่านมือถือคลิกที่รูป icon APPLE
5. เมื่อเข้าสู่หน้า App Store กด Download Application D-Join
6. แนะนำให้ผู้ใช้งาน Application ตั้งค่า Auto Update เพื่อทำการ Update Features D-Join โดยอัติโนมัติหาก Application มีการเปลี่ยนแปลง โดยสามารถตั้งค่าที่ Setting > iTunes & App Store > AUTOMATIC DOWNLOADS > Updates
7. เข้าสู่ Application > เลือกบริษัท > กรอก Username (Email Address) และ Password
8. ในการเข้าใช้งานครั้งแรก Application จะให้ตั้ง PIN CODE 6 หลัก และยืนยัน ในครั้งถัดไปสามารถเข้าสู่ Application โดยใช้ PIN CODE ได้เลย ไม่ต้องกรอก Username และ Password ใหม่
9. เข้าสู่ Application D-Join สามารถใช้งานเมนูต่างๆ ได้ตาม Tab ด้านล่าง กรณีที่ต้องการ Change PIN CODE หรือใช้งาน Finger Scan สามารถคลิกที่รูป Profile ด้านมุมบนขวา
10. หากต้องการใช้ Fingerscan สามารถปรับเลือกโหมดเข้าระบบด้วยลายนิ้วมือ (Fingerscan) เพื่อใช้ในการเข้าระบบแทน PIN CODE
การ Download Application Android
** สำหรับผู้เข้าร่วมประชุมหรือผู้บริหารในการดู Frontend เท่านั้น
ผู้เข้าร่วมประชุมหรือผู้บริหารสามารถ Download Application สำหรับอุปกรณ์ Tablet / Smartphone ที่ใช้ระบบปฏิบัติการ Android ได้โดยขั้นตอนดังนี้
1. เข้า Link https://djoin.pttdigital.com
2. กดปุ่ม "เข้าสู่ระบบ"
3. กดปุ่ม Download D-Join for Android
4. สำหรับการเปิดผ่านมือถือคลิกที่รูป icon Android
5. เมื่อเข้าสู่หน้า Play Store กด Install Application D-Join
6. เข้าสู่ Application > เลือกบริษัท > กรอก Username (Email Address) และ Password
7. ในการเข้าใช้งานครั้งแรก Application จะให้ตั้ง PIN CODE 6 หลัก และยืนยัน ในครั้งถัดไปสามารถเข้าสู่ Application โดยใช้ PIN CODE ได้เลย ไม่ต้องกรอก Username และ Password ใหม่
8. เข้าสู่ Application D-Join สามารถใช้งานเมนูต่างๆ ได้ตาม Tab ด้านล่าง กรณีที่ต้องการ Change PIN CODE หรือใช้งาน Finger Scan สามารถคลิกที่รูป Profile ด้านมุมบนขวา
9. หากต้องการใช้ Fingerscan สามารถปรับเลือกโหมดเข้าระบบด้วยลายนิ้วมือ (Fingerscan) เพื่อใช้ในการเข้าระบบแทน PIN CODE
การ Login ด้วย Azure AD (สำหรับบริษัท PTTEP)
1. เลือกบริษัท PTTEP
2. กดปุ่ม "เข้าสู่ระบบโดย Microsoft Account"
3. กรอก Email Address ที่ใช้งาน
4. กรอก Password
5. หรือกรณีที่ใช้ Passwordless สามารถกดตัวเลขตามที่แสดงในอุปกรณ์ที่ลง Application "Authenticator"